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Pflichtangaben in Rechnungen

Ab 2004 sind für Rechnungen zusätzliche Pflichtangaben vorgeschrieben, damit der Vorsteuerabzug erhalten bleibt.

Das Steueränderungsgesetz 2003 enthält Vorschriften über das Ausstellen von Rechnungen, die am 1. Januar 2004 in Kraft treten, da mit ihnen die EG-Rechnungsrichtlinie vom 20. Dezember 2001 umgesetzt wird. Folgende Pflichtangaben sind dann vorgesehen:

• Wahlweise die Steuernummer des leistenden Unternehmers oder die vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). In Kleinbetragsrechnungen bis 100 Euro ist die Angabe nicht vorgeschrieben.

• Rechnungsnummer: eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben werden

• Ausstellungsdatum: Rechnungen über Kleinbeträge bis 100 Euro müssen ab dem 1. Januar 2004 das Ausstellungsdatum enthalten.

Der Abzug von Vorsteuern ist nur zulässig, wenn die Rechnungsangaben vollständig und richtig sind. Ist eine Rechnung unvollständig, ist eine Korrektur gestattet. Der Vorsteuerabzug kann aber erst mit Zugang der berichtigten Rechnung geltend gemacht werden. Bis zum 30. Juni 2004 soll eine Übergangsregelung gelten, während der insbesondere beim Vorsteuerabzug nicht beanstandet wird, wenn in einer Rechnung lediglich die bisherigen Angaben gemacht worden sind.

In den Fällen eines unberechtigten Steuerausweises war bisher eine Rechnungsberichtigung nicht möglich. Ab dem 1. Januar 2004 wird eine Rechnungsberichtigung gestattet, "soweit die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist". Dies ist der Fall, "wenn ein Vorsteuerabzug beim Empfänger der Rechnung nicht durchgeführt oder die geltend gemachte Vorsteuer an die Finanzbehörde zurückgezahlt worden ist". Die Berichtigung des geschuldeten Steuerbetrages ist beim Finanzamt schriftlich zu beantragen.

Weiterhin ist bei Zahlung vor Rechnungsausstellung in der Rechnung der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts anzugeben, und von Rechnungen, die nach dem 31. Dezember 2003 zugehen oder ausgestellt werden, hat der Unternehmer ein Doppel 10 Jahre lang aufzubewahren und lesbar zu halten. Die Aufbewahrung kann auch in elektronischer Form erfolgen.